Come è possibile attivare i flussi informativi per l’Organismo di Vigilanza che spesso, benché previsti dal Modello di Organizzazione e Controllo, sono disattesi nella pratica causando non poche criticità alla vigilanza ed esponendo la società in un eventuale procedimento giudiziario?Esistono diverse soluzioni da perseguire. Certamente ciascuna di esse ha i suoi pro e contro. Eccole in sintesi:
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- nominare un responsabile interno alla “231” che si prenda l’onere di raccogliere periodicamente i flussi informativi previsti dal Modello ed inviarli all’OdV;
- identificare il responsabile di ciascun flusso informativo verso l’OdV in relazione all’oggetto della comunicazione e prevedere a supporto apposite check list;
- inserire i flussi informativi nelle procedure operative e responsabilizzare il cosiddetto “owner di processo”.
Come intuibile, la valutazione dipende molto dal grado di maturità organizzativa della società. L’aspetto centrale che rileva ai fini della condizione esimente è che l’attività, indipendentemente dalla soluzione adottata, non si riveli burocratica e assolta come una delle tante scadenze “imposte”. Essa deve essere invece metabolizzata e ragionata da parte del soggetto che ha il debito informativo. Il rischio della deriva burocratica esiste. Spetta al vertice aziendale limitarla al massimo con la formazione continua e l’esempio.